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吉林师范大学博达学院院长办公室工作职能
发布日期:2012-03-19  阅读次数:4535

 

 

院长办公室是学院行政工作综合协调部门,主要职能是当好院领导的参谋和助手,协助院领导督促检查工作,沟通学院上下内外联系,为领导和基层服务。具体职能是:

1. 负责学院行政事务和党务工作的综合协调、督查、调研,及时反馈相关信息,为学院领导决策提供准确、全面的依据。

2. 负责组织起草全院性的工作计划、总结以及经验材料;草拟、审核对内对外的公文函件;以学院名义发布有关通知、通告、布告。

3. 负责上级部门下发文件的批阅、传阅、催办和归档工作。

4. 负责董事会、院长办公会议、院务会议和以行政领导名义召开的专题工作会议的安排、协调、记录等工作。

5. 负责督促检查学院的工作要点及决定的贯彻执行。

6. 负责组织与协调全院性重大活动。

7. 负责学院对外联络、接待工作。

8. 负责学院印章和信证的使用管理。

9. 负责学院作息时间及节假日值班安排。

10. 负责学院会议室的管理使用安排。

11. 负责组织学院的年鉴编撰、规章制度及岗位职责的汇编工作。

12. 负责学院宣传工作。

13. 负责学院办公行政用房管理。

14. 配合相关部门做好学院的安全、综合治理、保卫保洁工作。

15. 完成院领导交办的其他工作。

 

一、办公室主任岗位职责

 

1.在主管院长的领导下,负责学院办公室的全面工作。

2.负责学院各职能部门间工作的沟通与协调,确保学院日常工作高效运转。

3.负责组织起草学院的发展计划、总结、决议、决定等。

4.负责上行文、下行文的审核、签发及上级来文的处理工作。

5.负责督促、检查学院各种重大决策和重要工作的贯彻落实。

6.负责学院对外的联系与交往。

7.负责学院重要会议、活动的组织、安排、落实和协调。

8.负责学院的年鉴、规章制度的编审工作。

9.参加院长办公会议,负责做好会议记录工作。

10.负责学院办公室的财物管理和签批。

11.负责办公室所有工作人员工作情况的检查与考核。

12.根据学院领导的意见进行专题调查研究,为领导决策提供咨询和参考。

13.搞好办公室自身建设,增强服务意识,树立院办形象。

14.完成学院领导交办的其他工作。

 

二、副主任(主任助理)岗位职责

 

1.协助学院办公室主任工作。

2.负责对外联络、接待及院内协调工作。

3.负责全院宣传工作。

4.负责全院来信、来访的接待工作。

5.参与学院大型会议和活动的协调、组织工作。

6.负责学院节假日值班安排工作。

7.完成领导交办的其他工作。

 

三、文秘科职能范围

 

1.起草学院文件、会议报告、院领导讲话稿,起草和审阅各种以学院名义的综合性文字资料;

2.协助办公室主任组织安排党委会和院长办公会,做好会议记录,整理会议记要,完成会议决议的落实工作;

3.负责对全院的公文处理工作进行业务管理、指导和培训,制定公文处理规章制度,并定期对基层部门进行检查;

4.负责学院各类文件的审核、打印、归档工作;

5.负责上级领导机关发给学院的各类文件的收文管理工作,做好文件签收,传阅及督办工作;

6.负责学院印鉴和院长名章的使用和管理;

7.负责全院保密工作的指导监督,按照上级主管部门和学院要求做好保密工作;

8.负责学院分派给办公室负责的校园网页建设工作,随时作好网页信息的维护和管理;对全院信息工作进行指导,培训基层单位兼职信息员;

9.了解掌握全院教职工和学生的思想动态,及时向上级有关部门报送信息;

10.编写吉林师范大学博达学院年鉴;

11.完成院领导和办公室主任交办的其他工作。

 

四、文秘科科长岗位职责

 

1.负责文秘科全面工作。

2.参与学院文件(工作要点、总结、报告和经验材料)和有关文稿起草工作。

3.学院文件及有关文稿的文字审校工作。

4.协调工作安排、发布工作日程。

5.编写大事记、年鉴、简报。

6.学院动态信息收集、整理、上报工作。

7.参与有关调研和督查工作。

8.完成领导交办的其他工作。

 

五、文秘科科员岗位职责

 

1.负责行政公文(收文、发文以及基层上报的请示、报告、信函)的处理、立卷归档、清退销毁工作。

2.参与学院有关文稿起草、校对工作。

3.负责院长的日常文书工作。

4.整理发布工作日程表。

5.学院印章、领导个人名章的管理与使用工作。

6.学院介绍信的开具等工作。

7.负责上级机要文件的取件登记工作。

8.机要保密的具体工作。

9.负责学院领导办公室报刊订阅工作。

10.完成领导交办的其他工作。

 

六、行政科职能范围

 

1.负责上级领导机关或兄弟单位的领导、来宾来检查、交流工作、参加会议、参观访问等公务活动的接待。

2.负责院办主持的学院大型会议的会务工作。

3.负责学院会议室的管理和使用。

4.负责节假日等放假时间及值班的安排工作。

5.负责院级领导办公用品的配备工作。

6.负责全院印章的刻制。

7.负责全院宣传、走访、慰问、统战工作。

8.负责院办人员出勤考核工作。

9.负责学院办公电话的管理工作。

10.负责管理教学楼大厅的宣传工作。

11.完成院领导和办公室交办的其他工作。

 

七、行政科科长岗位职责

 

1.负责行政科全面工作。

2.负责学院领导事务性公务活动服务工作及学院招待费用汇总和结算工作。

3.具体负责日常事务性及接待工作。

4.参与学院大型活动的协调和组织工作。

5.负责学院校园通讯管理工作。

6.参与有关调研和督查工作。

7.负责教学楼内卫生管理,负责学院车辆使用管理。

8.完成领导交办的其他工作。

 

八、行政科科员岗位职责

 

1.负责学院领导出差的有关服务工作。

2.负责领导办公室和院办固定资产管理以及日常办公用品的配备。

3.负责学院领导事务性、服务性工作工作及办公室安全、卫生管理工作。

4.完成领导交办的其他工作。