为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规的规定，结合本校实际，制定本规章制度。

档案室职责

    一、宣传贯彻执行国家及教育部等部门关于档案工作的法令、政策和规定等。

二、拟定档案工作年度计划及档案室发展规定。

三、制定档案工作规章制度，指导、监督、检查各项制度的落实情况。

四、全面负责学校党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、财会等档案（包括声像）的管理和学生档案工作。

五、负责各类档案及有关资料的接收（征集）、鉴定、整理、分类、统计、保管、销毁工作。

六、保守档案秘密，确保信息安全；做好档案实体的保护工作，维护档案的完整、准确、系统，确保档案的完整与安全。

七、负责档案室的网络建设、网络管理及网上归档的开发和研究工作。

八、参与学校信息工作整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源为校内外人员利用本校档案提供优质服务，拓宽档案开发领域。

九、负责对科研成果获奖、设备开箱验收、基建工程竣工等重要事件归档材料的审查并签署意见。

十、完成上级领导交办的其他工作。

查 （借） 阅 制 度

为了加强档案管理，进一步完善档案查借阅工作程序，制定本制度：

　　一、查阅档案须凭《档案查借阅审批表》，经查阅单位负责人、院办公室负责人签字，后经主管校领导批准，方可查阅。

　　二、查阅学校党委会、校长办公室、董事会记录，须凭《档案查借阅审批表》，经查阅单位负责人、院办公室负责人、主管校领导签字，后经校长批准，方可查阅。

　　三、档案原则上不外借，单位或个人因需要必须借出的，须凭《档案查借阅审批表》，经查阅单位负责人、院办公室负责人签字，后经主管校领导批准，档案室保存复印件，扫描文件后方可借出，借出文件需当天归还。

　　四、摘抄、复制、拍照档案，须经查阅单位负责人、院办公室负责人签字，后经主管校领导批准。档案室工作人员核对后加盖公章，方能生效。档案用于发表、出版等用途的，必须标明档案来源于吉林师范大学博达学院档案室，不得触犯国家有关知识产权保护的法律。

五、档案利用者对所查借阅的档案要妥善保管。阅读案卷时严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注等，保证档案的安全、完整、洁净。如发生上述情况，将根据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

六、严格执行档案查借阅审批、登记、催还制度。查借阅档案须填写档案查借阅登记簿，并指定专人负责查借阅登记簿、审批单的管理，定期核查档案查借阅记录，发现未归还的，要及时催还，并做好记录。归还档案时应清点数目并查看档案状态，如发现有转借、损坏、丢失等情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。

七、学生档案原则不得外借，查阅学生档案须凭《档案查借阅审批表》，经学生处负责人签字，院办公室负责人批准，方可查阅。

八、校外单位或个人查阅学校档案，须找校内相关业务部门办理。

保 密 制 度

一、档案管理人员和档案利用者均应树立保密观念，认真贯彻执行《档案法》、《保密法》，共同做好档案保密工作。

二、档案利用要严格执行档案的查、借阅制度，认真履行手续：借阅保密档案要经调档单位负责人、院办公室负责人签字，后经主管校领导批准。

　　三、对保密档案要严格管理，不得将保密档案私自带出档案室，对保密档案内容不得自行摘抄、拍照或复制。

四、凡涉及保密档案的工作人员一律不准在家庭、子女和无关人员面前谈论保密档案内容，不得在普通电话、明码电话和私人通信中泄露档案秘密。

五、发生档案失密、泄密和档案被盗事件时，要立即上报院办公室负责人，对违反保密规定，造成失泄密者，按学校有关规定处理。

学生档案转递制度

一、档案转递前，各学院辅导员老师将所需转递的学生档案名册（注明姓名、身份证号、学生电话、所学专业、邮寄地址、收件人电话），装订成册，经二级学院、学生处、财务处、院办公室等部门负责人签字同意；后经主管校领导批准，交于档案室。

二、档案转递中，学生的档案须严格按照学生档案袋上的材料目录整理。学生个人不得整理本人档案，为避免产生档案丢失情况，转递学生档案时由各学院辅导员老师负责，转递的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料。

三、档案转递后，各学院辅导员老师须将档案的邮寄数量及邮寄存根数量与档案室交接，并签字保存。邮寄存根电子版由各学院学工办保存。

吉林师范大学博达学院档案室

2020年12月